Punkt wyjścia
Agencja prowadzi kampanie reklamowe dla wymagających marek: miesięczne kampanie z budżetami i wskaźnikami jakości oraz krótkie, intensywne akcje nastawione na wynik w ciągu kilku dni. Ruch pochodzi z wielu źródeł, a wyniki trzeba śledzić w kilku zewnętrznych systemach jednocześnie.
Główne problemy:
- Skalowanie projektów było trudne. Każda nowa kampania oznaczała więcej ręcznej pracy, a więc prędzej czy później kolejne osoby w zespole.
- Kampanie wymagały codziennego monitorowania. Managerowie sprawdzali tempo realizacji i wskaźniki dzień po dniu, w kilku miejscach.
- Dane z zewnętrznych systemów były przepisywane ręcznie. Asystenci codziennie przenosili liczby z narzędzi analitycznych, skracaczy linków i sieci reklamowych do arkuszy.
- Arkusze nie były ze sobą połączone, a ich formuły zawierały błędy, m.in. ręcznie wpisane kursy walut i stałe zamiast faktycznej liczby dni w miesiącu.
Co zbudowaliśmy
Jedno miejsce dla wszystkich kampanii
Każdy klient ma jedną stronę, na której widać wszystkie jego kampanie, a pod nimi siatkę realizacji dzień po dniu z automatycznym zapisem. Wskaźniki KPI są kolorowane według celów, a nagłówek na żywo pokazuje, ile zostało do zrobienia i jakie tempo jest potrzebne, z opcjonalnym zapasem bezpieczeństwa.
Inteligentny pacing zamiast ręcznego liczenia
System uwzględnia opóźnienia danych w zewnętrznych narzędziach, sprawdza, czy ruch rozkłada się zgodnie z ustalonymi proporcjami, a brak danych traktuje jako brak, a nie jako zero. Managerowie nie muszą już liczyć tego ręcznie każdego dnia.
Obieg poleceń dla wykonawców
Zamiast arkusza z luźnymi notatkami wykonawca zewnętrzny dostał własny dostęp, w którym widzi tylko zatwierdzone polecenia i oznacza je jako wykonane. Z tych samych danych system generuje rozliczenie w dotychczasowym formacie faktury.
Koszty i waluty bez pomyłek
Kursy walut są pobierane automatycznie z oficjalnego źródła i zamrażane w dniu zapisania kosztu. Przegląd kosztów odwzorowuje dotychczasowy układ i eksportuje się do Excela.
Bezpieczna migracja historii
Napisaliśmy import, który przeniósł dane historyczne z nieuporządkowanych arkuszy. Zamiast zgadywać, zgłasza wszystko, czego nie rozpoznał. Wynik: 222 z 222 sum zgodnych z arkuszami źródłowymi, a odtworzone z systemu rozliczenie wykonawcy zgadzało się z rzeczywistą fakturą.
Kolejny etap: importy automatyczne i agent AI
System jest gotowy na automatyczne pobieranie danych z zewnętrznych narzędzi i alerty o odchyleniach. Agent AI będzie analizował historię działań i wyników, a następnie proponował zmiany ustawień kampanii z uzasadnieniem. Każda propozycja trafia do zatwierdzenia przez człowieka.
Efekty
- Około 20 godzin tygodniowo mniej pracy głównego zespołu managerów przy projektach.
- Około 25 godzin tygodniowo mniej pracy asystentów.
- Skalowanie bez proporcjonalnego wzrostu kosztów: agencja może prowadzić więcej projektów bez znaczącego zwiększania czasu pracy, kosztów i zatrudniania nowych osób.
- Koniec z błędami formuł i ręcznym przepisywaniem danych.
Zespół zajmuje się kampaniami i klientami, a nie przepisywaniem liczb.
Dlaczego to zadziałało
System powstał w oparciu o realny sposób pracy agencji, jej model rozliczeń z klientami i wykonawcami oraz sposób, w jaki zarabia. Zasada projektowa była prosta: powtarzalną pracę wykonuje kod, a sztuczna inteligencja wspiera tam, gdzie potrzebna jest ocena sytuacji.